Надсилання рахунка-фактури на ваші товари є важливою частиною управління вашим інтернет-магазином та ведення обліку продажів. Коли ви створюєте проект замовлення для свого клієнта, ви можете надіслати йому рахунок-фактуру електронною поштою. Цей рахунок-фактура містить усі платіжні реквізити, які ваш клієнт повинен мати, щоб оплатити продукти та завершити покупку.
Однак іноді потрібно друкувати рахунки-фактури, в основному, якщо ви відправляєте свою продукцію великим роздрібним продавцям. Ця стаття допоможе вам роздрукувати рахунки-фактури для ваших клієнтів Shopify.
Як роздрукувати рахунки-фактури
Існує кілька способів друку рахунків-фактур із Shopify. Ви можете друкувати з Shopify POS або використовувати сторінку адміністратора Shopify. В обох випадках ви будете використовувати програму Order Printer. Нижче наведено кроки, які потрібно виконати в обох прикладах.
Друк із Shopify POS
Якщо ви вибрали друк із Shopify POS, ось що потрібно зробити:
- Коли ви будете готові підтвердити замовлення, виберіть Програми на тій самій сторінці.
- Виберіть параметр Друк із замовленням принтера.
- Виберіть пакувальний лист або рахунок-фактуру. Ви також можете надрукувати обидва або змінити параметри друку, наприклад, встановити кількість копій.
- Після встановлення потрібних параметрів виберіть Друк.
Якщо ви хочете пропускати налаштування вручну щоразу, коли вам потрібно надрукувати рахунок-фактуру, ви можете створити шаблон, який використовуватиметься як рахунок-фактура за замовчуванням. Ось як:
- Відкрийте сторінку адміністратора, а потім «Програми».
- У своїх програмах Shopify виберіть Замовити принтер.
- Виберіть параметр Керувати шаблонами.
- Виберіть, що ви хочете надрукувати за замовчуванням. Це відмінний варіант, якщо ви друкуєте лише рахунки-фактури, а не пакувальні листи.
Пам’ятайте, що ви також можете зберегти рахунок-фактуру як файл PDF, щоб зберегти його на своєму комп’ютері чи мобільному пристрої.
Друк із Shopify Admin
Ось як роздрукувати рахунок-фактуру з панелі адміністратора:
- Відкрийте адміністратор Shopify.
- Виберіть Замовлення.
- Знайдіть потрібне замовлення та виберіть його.
- Біля пункту Порядок друку натисніть Більше дій.
- Виберіть «Друк за допомогою принтера замовлення» зі спадного списку.
- На наступному екрані вам потрібно буде вибрати, що друкувати з меню у верхньому правому куті.
- Виберіть Рахунок-фактура. (І пакувальний лист, якщо потрібно.)
- Виберіть синю кнопку «Друк» у верхньому правому куті.
Інші способи друку рахунка-фактури
Використання принтера замовлень у Shopify безкоштовне. Однак є кілька інших додатків, сумісних із Shopify, які дозволяють друкувати рахунки-фактури. Зазвичай вони містять більше функцій бухгалтерського обліку і, як правило, не безкоштовні. Однак, якщо у вас є одна з цих програм, ви можете використовувати їх для налаштування та друку рахунків Shopify. Деякі з них мають безкоштовну пробну версію, тому ви можете переконатися, що вони вам підходять, перш ніж оплачувати підписку.
Деякі з цих програм:
- Sufio, який пропонує двотижневу безкоштовну пробну версію та коштує 19 доларів США на місяць після завершення пробної версії.
- PrintHero, який коштує 14,99 доларів США на місяць і має тижневу безкоштовну пробну версію.
- Printout Designer, який коштуватиме вам 4,99 доларів США на місяць після завершення 14-денної безкоштовної пробної версії.
- Wholesale Catalog Maker, який коштує 25 доларів США на місяць після двотижневої безкоштовної пробної версії.
Як створювати замовлення та рахунки-фактури
Деякі з програм, які ми згадували в попередньому розділі, також дозволяють створювати та налаштовувати рахунки-фактури. У додатку Shopify також є способи зробити це.
Генератор рахунків
Shopify пропонує вам простий безкоштовний інструмент для створення рахунків-фактур в найкоротші терміни. Відкрийте це посилання на своєму пристрої, введіть дані своєї компанії, і все. Ви отримаєте професійний рахунок-фактуру з логотипом вашої компанії з усією необхідною інформацією для завершення замовлення та стягнення плати за вашу продукцію.
Щоб завершити рахунок-фактуру, потрібно виконати такі дії:
- Введіть інформацію про свою компанію, як-от назву, адресу та поштовий індекс.
- Введіть інформацію про клієнта, як-от його ім’я, адресу електронної пошти та місто.
- Введіть інформацію про замовлення, наприклад назву продукту, кількість та ціну.
Ви також можете додати нагадування, якщо потрібно, і переглянути проміжну суму нижче, включаючи податки. Ви можете завантажити рахунок-фактуру, роздрукувати його або надіслати електронною поштою. Зауважте, що ці рахунки-фактури, незважаючи на їх професійний вигляд, повинні бути перевірені податковим радником, перш ніж використовувати їх як офіційну документацію.
Надіслати рахунок-фактуру електронною поштою
Коли ви надішлете клієнту рахунок-фактуру електронною поштою, він зможе перейти на сторінку оплати, перейшовши за посиланням у листі. Це посилання дозволяє їм здійснити платіж і завершити покупку. Ось як це надіслати:
- Після створення замовлення виберіть Надіслати рахунок-фактуру електронною поштою.
- Відкриється нове діалогове вікно, тому введіть примітку, яку ви хочете додати до рахунку.
- Виберіть Перевірити електронну пошту, щоб перевірити, чи вся інформація введена правильно.
- Натисніть Надіслати сповіщення, щоб завершити дію.
Цей процес майже такий самий, коли ви використовуєте мобільний пристрій. Після того, як ви відкриєте замовлення в програмі Shopify, виберіть Чернетки замовлень і виберіть потрібний варіант. У розділі Рахунок-фактура знайдіть рахунок-фактуру Надіслати електронною поштою та виконайте описані вище дії, щоб надіслати його.
Відправка рахунків-фактур та пакувальних листів
Рахунки-фактури та пакувальні листи необхідні для доставки продукції вашим клієнтам. Хоча пакувальний лист містить інформацію про продукт, створений вами рахунок-фактуру містить всю інформацію про оплату, а також деталі доставки. Ваші клієнти використовуватимуть рахунок-фактуру для здійснення платежів у ваш магазин. У цій статті показано, як роздрукувати ці документи, а також надіслати їх електронною поштою, якщо це необхідно.
Як ви створюєте рахунки-фактури? А як ти їх будеш друкувати? Дайте нам знати в розділі коментарів нижче.
