Протягом двох десятиліть SharePoint був найкращою системою співпраці для компаній у всьому світі. Високорозвинені функції платформи створюють безпечне середовище для обміну інформацією, запису даних та обміну документами.
Одна з таких функцій дозволяє відкривати файл SharePoint, навіть якщо ви не звичайний користувач. У цій статті ми розглянемо основи зовнішнього спільного доступу – від того, як поділитися із зовнішніми користувачами, до того, які типи файлів ви можете включати.
Спільний доступ до документів за допомогою SharePoint
SharePoint дозволяє зберігати та обмінюватися файлами за допомогою вибраного веб-переглядача. Він сумісний майже з усіма пошуковими системами та пристроями. Ви також можете синхронізувати його з іншими службами хмарного сховища, такими як OneDrive.
Платформа добре підходить для обміну всіма типами форматів файлів. Інтерфейс відносно легко читається, тому процес досить простий. Ось як надати спільний доступ до документів за допомогою SharePoint:
- Відкрийте браузер і перейдіть на office.com/signin. Увійдіть у свій обліковий запис Microsoft, використовуючи свою електронну пошту, номер телефону або профіль Skype. Якщо ви не зареєструвалися, натисніть на посилання нижче, щоб створити обліковий запис.
- Прокрутіть свої файли. Виділіть ті, якими ви хочете поділитися. SharePoint також дозволяє вибирати цілі папки. Натисніть кнопку «Поділитися» у верхньому лівому куті.
- Натисніть стрілку вниз, щоб відкрити спадне меню. Виберіть один із варіантів обміну посиланнями.
- Щоб надати доступ будь-кому, хто має посилання, виберіть «Будь-хто».
- Щоб поділитися файлом зі своїми колегами, виберіть «Люди в».
- Якщо ви хочете поділитися лише з певними людьми, введіть їх імена у відповідне поле.
- Якщо ви хочете додати додаткові інструкції, ви можете написати повідомлення.
- Коли ви закінчите, натисніть «Застосувати».
Швидший спосіб зробити це – створити посилання, яке веде до певного файлу. Потім ви можете додати URL-адресу до текстового повідомлення або скопіювати її на інший веб-сайт. Людина, яка отримає посилання, також зможе поділитися ним з іншими людьми. Ось як це зробити:
- Увійдіть у свій обліковий запис на office.com/signin.
- Натисніть вкладку «Копіювати посилання» в SharePoint.
- Виберіть опцію спільного доступу зі спадного меню. Натисніть «Застосувати», щоб створити посилання.
- Використовуйте комбінації клавіш CTRL +C і CTRL + V, коли хочете скопіювати/вставити посилання. Ви також можете зробити це, клацнувши правою кнопкою миші на URL-адресі та вибравши параметри зі спадного списку.
Спільний доступ до веб-сайту за допомогою SharePoint
SharePoint не обмежує вас ділитися файлами та папками. Ви також можете надати доступ до всього свого сайту як зовнішнім користувачам, так і членам вашого каталогу. Ось як це зробити:
- Увійдіть у свій обліковий запис SharePoint.
- Натисніть на кнопку «Поділитися сайтом».
- Відкриється нове вікно. Введіть ім’я людини або групи, яку ви хочете додати на сайт. Ви також можете поділитися сайтом з усією організацією. Просто введіть у діалоговому вікні «Всі, крім зовнішніх користувачів».
- Встановіть потрібний рівень дозволу. Ви можете дозволити людям переглядати, редагувати сайт або повністю керувати ним.
- Якщо хочете, ви можете прикріпити повідомлення з додатковою інформацією або інструкціями.
- Натисніть «Поділитися», коли закінчите.
Поділіться чим завгодно за допомогою команд SharePoint
Завдяки команді SharePoint ви та ваші колеги можете безперешкодно обмінюватися документами, мультимедійними файлами та програмами регулярно. Портал призначений для підвищення продуктивності та оптимізації співпраці над проектами.
Як член команди, ви можете отримати доступ до всіх посилань на відповідні каталоги, файли та веб-сайти на домашній сторінці порталу. Ви також можете використовувати стрічку активності, щоб відстежувати взаємодію сайту.
Команда SharePoint має вкладку «Файли» з широким набором функцій. Будь-який учасник може використовувати ці функції для редагування спільних файлів та налаштування порталу. Ось список варіантів:
- Отримайте доступ до додаткових функцій у розділі «Новий файл».
- Синхронізуйте файли з відповідним локальним диском.
- Змініть вигляд, щоб зробити інтерфейс порталу більш організованим. Доступно кілька опцій, включаючи перегляд списку, перегляд плиток і компактний вигляд.
- Видаляйте шкідливе програмне забезпечення або непотрібні файли або повідомляйте про підозрілі файли.
- Завантажуйте та реєструйте файли.
- Перевірте та завантажте файли.
- Змініть порядок файлів.
Керуйте параметрами спільного доступу для гостей SharePoint
Якщо ви глобальний адміністратор або адміністратор SharePoint, у вас є повноваження налаштовувати параметри спільного доступу для всієї організації. Це означає, що ви можете вирішувати рівень участі гостей-користувачів на сервері SharePoint. Існує кілька конфігурацій спільного доступу, які ви можете вибрати, залежно від ваших потреб. Ось як керувати налаштуваннями спільного доступу в гостях:
- Відкрийте браузер і ввійдіть у свій обліковий запис адміністратора.
- Відкрийте вкладку «Зовнішній спільний доступ».
- Виберіть потрібний рівень спільного доступу для вашої організації. Зазвичай налаштування за замовчуванням — «Будь-хто».
Різні налаштування спільного доступу передбачають різні рівні доступу. Обов’язково виберіть той, який відповідає типу документа, яким ви надаєте спільний доступ. Ось короткий опис кожної конфігурації спільного доступу:
- Будь-хто. Цей параметр дозволяє користувачам ділитися посиланнями, які не потребують аутентифікації. Це означає, що вони можуть надсилати його як наявним, так і новим гостям. Як адміністратор, ви можете встановити термін дії для кожного посилання.
- Нові плюс існуючі гості. З цим налаштуванням гості мають увійти за допомогою свого облікового запису Microsoft, щоб отримати доступ до посилання. Вони також можуть використовувати свій ідентифікатор користувача школи або компанії. Це тому, що ці типи посилань вимагають кодів підтвердження особи.
- Тільки наявні гості. Таким чином, ви зможете ділитися файлами з гостями зі свого каталогу. Це стосується всіх, хто приймав ваші запрошення в минулому. Це також стосується гостей, яких ви додали вручну через Azure B2B або подібні функції спільної роботи.
- Тільки члени вашої організації. Якщо ви хочете заборонити зовнішнім користувачам доступ до вашого каталогу, виберіть цей параметр. Він вимикає функцію зовнішнього спільного доступу та зберігає всі файли у вашій організації.
Якщо вимкнути зовнішній доступ, а потім знову ввімкнути його, гості, яким раніше було надано доступ, все одно зможуть приєднатися до сервера. Якщо ви не хочете, щоб гості відновлювали доступ до певних сайтів, ви повинні вимкнути налаштування для цих сайтів окремо.
Поширені запитання щодо гостьового доступу SharePoint
Як увімкнути та вимкнути зовнішній спільний доступ, коли мені це потрібно?
Файли, які ви зберігаєте на сервері SharePoint, доступні всім, хто має дозвіл сайту. Однак ви можете поділитися певними файлами з людьми, які не використовують SharePoint регулярно. Ось де в гру вступає функція зовнішнього обміну.
Щоб активувати налаштування, ви повинні бути менеджером SharePoint в Microsoft 365. Менеджери сайтів не мають повноважень увімкнути або вимкнути зовнішній спільний доступ. Ось як це зробити:
1. Увійдіть на веб-сторінку центру адміністрування SharePoint.
2. Перейдіть до стовпця з лівого боку. Виберіть сайт зі списку.
3. Клацніть коло поруч із параметром спільного доступу, який потрібно ввімкнути.
Доступні варіанти визначаються на рівні компанії. Якщо вимкнути зовнішній доступ на певному сайті, будь-які посилання, якими ви поділилися на ньому, більше не працюватимуть.
Що можуть робити гості з моїми спільними документами?
Надсилаючи посилання, ви можете визначити, чи може особа, яка його відкриває, вносити зміни до файлу. Якщо ви поставите прапорець «Дозволити редагування», ось що можуть робити інші користувачі після отримання посилання:
• Завантаження та завантаження файлів і папок на сервер.
• Створюйте нові папки та завантажуйте нові файли.
• Видалення файлів із сервера SharePoint.
• Редагувати наявні елементи та папки.
• Передача файлів з однієї папки в іншу.
• Змінити назву та формат певного файлу.
• Поділіться посиланнями на файли з іншими людьми.
Навіть із увімкненим редагуванням деякі речі все ще заборонені. Ось що не може робити приймач:
• Редагувати або перейменувати кореневий каталог. Це стосується інших папок високої ієрархії.
• Відкрийте інші папки на сервері SharePoint. Вони можуть переглядати та редагувати лише ті, якими ви поділилися.
• Отримувати доступ до будь-якого іншого на вашому сайті SharePoint без дозволу.
Також у вашому каталозі доступні три параметри спільного доступу для гостей-користувачів. Ви можете вибрати будь-який з наступних варіантів:
• Будь-хто (посилання доступне без перевірки).
• Нові гості (посилання вимагає, щоб Гість підтвердив свою особу). Існуючі гості також можуть отримати доступ до цих посилань після входу за допомогою облікового запису Microsoft.
• Лише наявні гості (спільний доступ доступний лише гостям, які вже включені у ваш каталог).
• Лише члени вашої організації (жоден зовнішні гості не мають доступу до посилання).
Чим я можу поділитися за допомогою Microsoft SharePoint?
SharePoint підтримує всі типи форматів файлів. Ви можете практично будь-що завантажити до свого каталогу без проблем.
Однак старі версії мають проблеми з певними типами файлів. Наприклад, такі розширення повністю заблоковані на сервері 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .мило
• .json
• .xamlx
На щастя, поточний сервер не має таких обмежень. На даний момент немає форматів і розширень, які заборонено в SharePoint.
Ділитися – це турбота
SharePoint наводить порядок на робочому місці в Інтернеті. Розширені функції системи дозволяють ділитися як файлами, так і цілими сайтами лише за кілька простих кроків.
Для кожної ситуації та типу посилання є бажані налаштування спільного доступу. Глобальні адміністратори та адміністратори SharePoint можуть навіть увімкнути зовнішній спільний доступ та керувати параметрами гостя для всієї організації.
Чи використовуєте ви та ваші колеги SharePoint для обміну файлами? Чи є вам інша система співпраці? Залишайте коментарі нижче та поділіться своїми думками щодо функції зовнішнього обміну.
